Zamieszczamy do wykorzystania Państwa pytania i nasze odpowiedzi jako Grantodawcy dotyczące realizowanych przez Państwo grantów. Chcemy, aby upowszechnianie informacji związanych z napotykanymi problemami oraz wskazywanymi rozwiązaniami było dobrą praktyką w naszym projekcie „POTRAFIĘ-DECYDUJĄ-DZIAŁAM program wspierania aktywności i inicjatyw młodzieży w województwie warmińsko-mazurskim”.
Zgodnie z udostępnionym przez Państwa materiałem informacyjnym pt: „Wyjaśnienia na temat zatrudniania nauczycieli i nauczycielek w projektach edukacyjnych finansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus”:
W przypadku nauczycielek i nauczycieli już zatrudnionych w danej szkole lub placówce i nie dochodzi do dodatkowego zatrudnienia, lecz nauczyciel lub nauczycielka prowadzi te zajęcia w ramach nawiązanego stosunku pracy na podstawie ustawy – Karta Nauczyciela i za każdą godzinę prowadzenia tych zajęć przysługuje wynagrodzenie w wysokości ustalonej w sposób określony w art. 35 ust. 3 ustawy – Karta Nauczyciela, tj. takiej, jaka obowiązuje za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw.
Jednocześnie zgodnie z Regulaminem udzielania grantów, Rozdział VII, pkt 1:
Wydatkami kwalifikowalnymi są:
1) koszty wynagrodzenia osób wskazanych we Wniosku do pracy z młodzieżą jako animatorzy/ opiekunowie młodzieży, tj. wymienionych w podrozdziale 2.4 ust. 2 Regulaminu (max. do 2000,00 brutto/brutto PLN/1 osoba/miesiąc)Zwracamy się z uprzejmą prośbą o przedstawienie wytycznych do postępowania w w/w sytuacji, która zapewni kwalifikowalność kosztów ponoszonych w ramach projektu przez Grantobiorcę.
Zgodnie z przepisami prawa Grantobiorca jest zobowiązany do wypłaty wyrównania wynagrodzenia za już przepracowane godziny w styczniu i lutym. Czy ta wypłata będzie kosztem kwalifikowalnym?
Czy w kolejnych miesiącach należy zmniejszyć wymiar czasu pracy animatorów, aby nie przekroczyć limitu wynagrodzeń 2000 zł/miesiąc?
Czy nie należy zmniejszać czasu pracy, jeśli istnieje możliwość pokrycia dodatkowych kosztów wynagrodzenia z oszczędności, które pojawiły się podczas realizacji działań w projekcie?
Odpowiedź:
W nawiązaniu do otrzymanego zapytania, informujemy że istotą kwalifikowania wydatku w poniżej przystawionym zapytaniu, będzie wartość godzin wskazana we Wniosku o przyznanie grantu i zaakceptowana przez Komisję Oceny Wniosków. Wskazana ilość godzin ma służyć realizacji celu grantu, a co za tym idzie realizacji celu projektu – zdobycie kompetencji społecznych i obywatelskich młodzieży. Natomiast kwota która została wskazana we wniosku o przyznanie grantu na etapie jego składania, została obligatoryjnie zwiększona poprzez wprowadzenie ROZPORZĄDZENIE MINISTRA EDUKACJI z dnia 18 marca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 344). Mając na uwadze zapisy Rozdziału VII ust. 2 w szczególności pkt. 5) Koszty są kwalifikowalne, jeżeli: są zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego (w tym w oparciu o Kartę Nauczyciela) – należy dostosować kwoty wynagrodzenia animatorów i innych nauczyli do obecnego stanu prawnego.
Kwotę zwiększającą wartość wynagrodzenia nauczycieli realizujących działania w projekcie należy pokryć z powstałych oszczędności w grancie.
Deklaracja dotyczy tylko uczestników projektu. Zgodnie z zapisami Rozdziału X ust. 3 Regulaminu udzielania grantów, Grantobiorca jest Administratorem danych osobowych w zakresie realizacji grantu, powinien zadbać o prawidłowe ich zabezpieczanie – każda osoba biorąca udział w projekcie poza uczestnikami, której dane osobowe będą przetwarzane powinna zapoznać się z Klauzulą Informacyjną – Załącznik nr 13 do Regulaminu udzielania grantów. Klauzula informacyjna wraz z podpisem tej osoby o zapoznaniu się powinna być dołączona do dokumentacji z realizacji grantu.
Na programie nie ma obowiązku umieszczania logotypów, chyba że jest on opracowywany przez Grantobiorcę. Natomiast jeśli będą wydawane certyfikaty ukończenia warsztatów, szkoleń, dyplomy itp. wówczas powinny zawierać ciąg logotypów wymaganych w projekcie.
TAK
Jeśli już, to opiekunowie projektu,
Nie są potrzebne, proszę o sporządzanie dokumentów zgodnie z ich wzorem wskazanym w Regulaminie udzielania grantów.
3. Do kogo/ na jaki adres należy wysyłać szczegółowe harmonogramy działań?
W przypadku Harmonogramu mają Państwo dowolność. Mogą go Państwo przesłać go wraz z sprawozdaniem (do czego zachęcamy) bądź każdorazowo na dwa tygodnie przed planowanym wsparciem. Przy czym należy pamiętać, że jeżeli dojdzie do zmiany dnia bądź godziny wykazanego wcześniej miejsca, terminu i czasu należy przesłać jego aktualizacje w zakresie dokonanej zmiany na adres Grantodawcy: j.bobrowska@warmia.mazury.pl oraz k.palczewska@warmia.mazury.pl
4. Co powinny zawierać szczegółowe harmonogramy?
Jak najbardziej TAK
NIE
5. Czy sprawozdania rzeczowo-finansowe należy wysyłać pocztą tradycyjną, czy mailowo poprzez podpis kwalifikowany?
Sprawozdanie wraz z wymaganymi dokumentami należy wysłać zgodnie z zapisami Regulaminu udzielania grantów – Rozdziałem X: Rozliczenie grantu ust. 2 pkt 2) tj. w formie papierowej (podpis tradycyjny bądź kwalifikowany) bądź przez ePUAP wówczas podpis kwalifikowany.
6. Teraz do sprawozdania mamy dołączyć wszelkie zgody, deklaracje, klauzule, oświadczenia, faktury, listy obecności, szczegółowy harmonogram wsparcia oraz rozpiski godzin pracy opiekunów?
TAK, wszystkie wymienione dokumenty.
7. Czy deklaracje uczestnictwa wypełniają tylko uczestnicy projektu- młodzież, czy również wszyscy prowadzący te zajęcia i spotkania z młodzieżą?
Deklaracje uczestnictwa w projekcie dotyczącą danych osobowych uczestników, zgodnie z Załącznikiem nr 11 do Regulaminu oraz inne informacje dot. uczestników niezbędne do monitorowania Grantu należy zamieścić w folderze, który należy obarczyć hasłem dostępu. Hasło dostępu winno składać się z minimum 8 znaków w tym z minimum jednej dużej litery, innych liter i cyfr. Folder należy przekazać drogą mailową na adres Grantodawcy: j.bobrowska@warmia.mazury.pl , natomiast hasło drogą telefoniczną 89 5219874.
8. Czy odsetki z przesłanej dotacji zwracamy, czy przekazujemy na rzecz realizacji projektu?
Odsetki bankowe narosłe na skutek przechowywania transzy grantu na rachunku bankowym stanowią dochód jednostki samorządu terytorialnego zgodnie z zapisami Ustawy z dnia 13 listopada 2003r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego.
9. Niedługo wybieramy się na warsztaty organizowane przez zaprzyjaźnioną organizację pozarządową. W związku z tym, chciałabym dopytać czy osoby prowadzące te szkolenie też muszą wypełniać deklarację uczestnictwa w projekcie pomimo swojego jednorazowego udziału w zaplanowanym działaniu?
Deklaracja dotyczy tylko uczestników projektu. Zgodnie z zapisami Rozdziału X ust. 3 Regulaminu udzielania grantów, Grantobiorca jest Administratorem danych osobowych w zakresie realizacji grantu, powinien zadbać o prawidłowe ich zabezpieczanie – każda osoba biorąca udział w projekcie poza uczestnikami, której dane osobowe będą przetwarzane powinna zapoznać się z Klauzulą Informacyjną – Załącznik nr 13 do Regulaminu udzielania grantów. Klauzula informacyjna wraz z podpisem tej osoby o zapoznaniu się powinna być dołączona do dokumentacji z realizacji grantu.
10. Czy zaproponowany przez nich program wizyty studyjnej i warsztatów obywatelskich też musi być opatrzony logotypami naszego projektu? Czy wystarczy, jak mają swój papier firmowy, ze swoimi logotypami?
Na programie nie ma obowiązku umieszczania logotypów, chyba że jest on opracowywany przez Grantobiorcę. Natomiast jeśli będą wydawane certyfikaty ukończenia warsztatów, szkoleń, dyplomy itp. wówczas powinny zawierać ciąg logotypów wymaganych w projekcie.
